El establecimiento de la nómina electrónica ha emergido como una norma que está transformando la manera en que las empresas manejan y reportan sus costos laborales al estado.
Se trata del sistema automatizado, exigido y establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, que se ha convertido en un componente esencial para el cumplimiento tributario de las empresas declarantes de renta al generar un informe automático preciso, rápido y oportuno del renglón laboral.
En consecuencia, es el proceso mediante el cual las empresas generan y envían documentos soporte de nómina que respaldan los costos y deducciones en los impuestos sobre la renta y complementarios de las compañías.
En Colombia, esta tendencia va en crecimiento continuo. La integración de la nómina electrónica con otros sistemas empresariales ofrece una solución integral que mejora la eficiencia operativa y garantiza el cumplimiento de las normas.
Igualmente, uno de los beneficios destacados para los empleados, con la puesta en marcha de este mecanismo, radica en la simplificación de la declaración de renta, donde la nómina electrónica proporciona información precisa y detallada, facilitando el proceso y asegurando la correcta liquidación de impuestos.
Además, contribuye a la equidad y la justicia salarial al promover la transparencia en la información sobre los costos laborales. Para los empleados esta tecnificación ha revolucionado la forma en que pueden estar al día con sus obligaciones tributarias y legales.
A través de la nómina electrónica, se facilita la elaboración de la declaración de renta al ser un soporte con la información precisa y completa para este trámite tributario que lo permite completar sin complicaciones.
La implementación en las empresas
En muchas ocasiones es importante recurrir a compañías expertas con el propósito de implementar este tipo mecanismos.
Es el caso de Siesa, una empresa acreditada por la DIAN para este software y que cuenta con un sistema integral que automatiza la generación de la nómina electrónica, garantizando además la correcta validación y conformación de la información a reportar.
“Algunos desafíos comunes que las empresas enfrentan al gestionar la nómina electrónica son, por ejemplo, la adaptación de sistemas existentes para cumplir con las normativas cambiantes, la compatibilidad con otros sistemas de gestión empresarial, así como la capacitación del personal”, indicó el director I&D de esa compañía, Carlos Ortega.
Añadió que “Siesa con su experiencia para volver fáciles los procesos de sistematización empresarial, ofrece una solución eficiente y de rápida implementación, ajustable a los cambios fiscales, compatible con otros sistemas de las empresas y fácil de trabajar que permite tener y generar la información automáticamente para que sus clientes cumplan con los requisitos de Ley en los tiempos correspondientes, sin complicaciones ni errores”.
En ese sentido, señaló que es importante garantizar la seguridad en el proceso por lo que se busca cumplir con los más altos estándares de protección de datos que aseguran confidencialidad de la información financiera, empresarial y personal.
Destacó que “se trata de dar confianza en el manejo de los documentos, mediante procesos criptográficos, firma digital y estrictas políticas de acceso para transmisión y eliminación de esto”
“La compañía ofrece una solución completa que asegura el cumplimiento normativo y brinda a las empresas y empleados la tranquilidad de una gestión precisa y segura de los costos laborales. La nómina electrónica también contribuye a fomentar la equidad salarial, se adaptará a diferentes modelos de trabajo, incluyendo el teletrabajo y otras condiciones”, puntualizó.
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