Las empresas colombianas han tenido que avanzar en procesos internos de digitalización y sistematización con el propósito de ser más competitivas, debido a las exigencias del mercado pero también para brindar un mejor servicio a los clientes.
Lo que se busca con esos procesos es, esencialmente, crear un un entorno empresarial cada vez más dinámico y competitivo, ya que enfrentar desafíos en la gestión de sus recursos y procesos internos.
De acuerdo con Think Digital Report 2022, 4 de cada 5 empresas nacionales están en proceso de digitalización, lo que ha llevado a que Colombia se convierta en el primer país de Latinoamérica en digitalización del sector empresarial con el 80 %, le siguen México y Argentina, ambos, con 74 %.
Los análisis dan cuenta de que un 78 % de las organizaciones considera que su madurez es inicial a intermedia en digitalización.
En este campo lo que se ha evidenciado es que existe un crecimiento en la madurez digital de las empresas colombianas, al pasar de un 67 %, en 2021, al 78 %, en 2022.
Pero, más allá de la digitalización, se requiere un fortalecimiento en la sistematización de las empresas, que se logra con la adopción de las soluciones Enterprise Resource Planning, ERP, que surgieron para que las compañías operen de forma eficiente para su fortalecimiento en el mercado nacional y global.
Se ha determinado que las empresas que implementan soluciones ERP ahorran en tiempo hasta un 30 % y reducen gastos hasta un 15 %, dependiendo del tamaño y del sector en el que se desempeñen.
Diferencias entre digitalización y sistematización
Pese a esos avances significativos, existe aún dilema entre sistematización y digitalización, que para muchos es lo mismo, pero no es así.
La digitalización consiste en pasar información de un sistema a otro, es la alimentación de bases de datos, mientras la sistematización es la integración bases de datos con variables que permiten una cantidad de operaciones que dan información sobre áreas o procesos para la toma de decisiones en tiempo real.
Las soluciones ERP ofrecen una sistematización que consiste en la integración completa de los procesos administrativos, contables, comerciales, logísticos, productivos y de suministro, es decir toda la cadena de valor, lo que garantiza una operación fluida y eficiente del negocio.
Con este tipo de tecnología y dependiendo del tamaño y el sector de su actividad económica, una empresa puede ahorrar aproximadamente entre 10 a 30 % de tiempo en operaciones administrativas, según un estudio de la consultora Gartner.
El director de Investigación y Desarrollo de Siesa, (compañía experta en crear soluciones tecnológicas empresariales), Carlos Ortega, señaló que “estas soluciones automatizan y centralizan procesos claves en áreas como contabilidad, ventas, compras, fabricación, servicios y recursos humanos, permitiendo una visión integral en tiempo real de las operaciones de la compañía”.
Explicó que en la selección de una solución ERP, las empresas deben considerar varios factores clave, incluida la integración de procesos, el cumplimiento normativo en constante evolución y la seguridad de la información.
Dijo que, en la nube, estas ofrecen ventajas adicionales al proporcionar actualizaciones y seguridad constantes, así como la posibilidad de acceder a la información en un solo lugar evitando que se disperse.
Ortega dijo señaló que para seleccionar una solución ERP es esencial considerar varios factores: a) integración total de los procesos para garantizar una operación fluida, b) adaptación a los cambios legales y c) seguridad de los datos.
“El acceso es importante porque permite una integración de todos los actores, en tiempo real, de manera segura, por eso, las soluciones ERP migran a la nube para responder a estas necesidades. Es importante que el sistema no solamente sea una herramienta, sino, también, un impulsor de transformación en los procesos de negocio, guiado por las mejores prácticas y consultoría experta”, destacó.
Ante el temor de que la sistematización afecte el mercado laboral, señaló que no reemplaza a las personas, sino que las empodera al automatizar tareas repetitivas y libera tiempo para el análisis y la toma de decisiones estratégicas.
“Este avance ha abierto un mercado laboral nuevo, ya que requiere personal con dominio de metodologías ágiles y con conocimientos de programación de software», destacó.
Y añadió: «Así mismo, después de la pandemia han sido el aliado de empresas y trabajadores por ser una herramienta vital para la gestión de operaciones en entornos de trabajo remoto y distribuido”.
Finalmente, destacó que “las soluciones ERP funcionan impactando positivamente en la forma en que las empresas gestionan sus recursos y procesos. Desde la automatización de tareas, la colaboración entre áreas y la toma de decisiones, desempeñan un papel fundamental en la búsqueda de la eficiencia y el éxito empresarial en un mundo que evoluciona a cada instante”.
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